Entradas VIP digitales para la TruckScout24 EHF FINAL4 2025
El reto
EHF Marketing GmbH se enfrentaba a la tarea de digitalizar por completo la venta de entradas VIP para la última jornada de la Machineseeker EHF Champions League en el LANXESS Arena. Era necesario gestionar de forma eficiente y centralizada siete zonas VIP, áreas de hospitalidad y procesos de reserva individuales, así como a 2.500 invitados VIP.
Los principales retos:
- Estructura VIP compleja con 7 áreas distintas y zonas de hospitalidad
- 2.500 invitados VIP que incorporar y gestionar
- Diferentes vías de reserva según el socio y la categoría de invitado
- Necesidad de una logística sin papel y totalmente digital
- Gestión centralizada de datos y accesos entre múltiples equipos y proveedores
La solución: Passcreator y eventpage.ai
En colaboración con eventpage.ai y Passcreator, se desarrolló una solución digital integral que satisfacía todos los requisitos de EHF Marketing GmbH y establecía nuevos estándares:
- Espacios digitales y gestión centralizada a través de eventpage.ai
- eventpage.ai representó todas las zonas VIP como espacios digitales y permitió la asignación centralizada de asientos y la gestión de invitados en tiempo real.
- El portal de entradas de eventpage.ai garantizó la transparencia y el control en la distribución y administración de las entradas.
- Pases individuales para el monedero con Passcreator
- Passcreator generó entradas personalizadas para el monedero digital de cada grupo objetivo, que podían almacenarse directamente en Apple Wallet o Google Wallet en el smartphone.
- Los diseños personalizados y la imagen de marca de los pases para el monedero proporcionaron una experiencia de primera clase a los invitados.
- Las entradas digitales (pases de cartera) se personalizaron basándose en la información de eventpage.ai.
- Registro y gestión de asientos eficientes
- Los invitados podían registrarse fácilmente utilizando un código QR con su pase digital.
- La aplicación Smart Scan de Passcreator permitió un acceso rápido y seguro a las respectivas zonas VIP.
- Asignación automatizada de entradas
- Mediante las funciones de importación de CSV y la creación masiva de entradas a través de la API entre eventpage.ai y Passcreator, fue posible generar y asignar entradas de forma retroactiva. A través de la asignación, se pudieron adoptar números de entrada personalizados del archivo CSV y vincularlos de forma única a los respectivos invitados VIP.
- Escaneo de entradas
- Registro sencillo presentando el pase digital en la zona VIP
- Escaneo rápido y sencillo con la aplicación Smart Scan de Passcreator
- Análisis y segmentación
- Los paneles de control y los informes proporcionaban una visión general de los registros y los segmentos de invitados en cualquier momento.
Resultados
- Ahorro de tiempo: un esfuerzo significativamente menor en la gestión de entradas VIP gracias a los procesos digitales y al control centralizado a través de eventpage.ai y Passcreator
- Eficiencia: integración perfecta de la venta de entradas, la administración y el registro en las plataformas eventpage.ai y Passcreator
- Flexibilidad: portales de entradas personalizables y pases de monedero para diferentes grupos objetivo
Derechos de autor: EHF / kolektiff
«La introducción de los pases digitales de Passcreator, en combinación con eventpage.ai, ha optimizado considerablemente nuestra logística de entradas VIP. Nuestros invitados VIP se benefician de unos procesos de acceso rápidos y digitales, y estamos dando un gran paso hacia una gestión de entradas VIP sin papel, eficiente y orientada al futuro».
EHF Marketing GmbH
Conclusión
La colaboración con Passcreator y eventpage.ai ha demostrado cómo se puede redefinir la gestión moderna de eventos mediante soluciones de venta de entradas digitales y una gestión centralizada de los asistentes. El TruckScout24 EHF FINAL4 2025 fue un éxito rotundo, tanto para los organizadores como para los asistentes.
Valor añadido para EHF Marketing GmbH
- Procesos optimizados: toda la logística VIP se simplificó significativamente gracias a herramientas centralizadas (eventpage.ai) y funciones automatizadas (Passcreator).
- Imagen profesional: el uso de los pases de cartera de Passcreator y la plataforma eventpage.ai es sinónimo de innovación y preparación para el futuro.
- Mejora de la experiencia de los invitados: los invitados recibieron pases personalizados que facilitaron y agilizaron el registro y el uso de las zonas VIP.
- Flexibilidad y control: gracias a los portales de entradas configurables y a los ajustes de escaneo, EHF Marketing GmbH pudo responder con flexibilidad a las necesidades individuales.
Ventajas de las tarjetas de cartera para eventos
- Fácil manejo: los invitados guardan sus entradas directamente en sus teléfonos inteligentes.
- Registro sin complicaciones: entrada mediante código QR sin papeleo.
- Actualizaciones dinámicas: los cambios se transmiten a las entradas digitales en tiempo real.
- Sostenibilidad: No se necesitan entradas impresas, lo que reduce el impacto medioambiental.
- Personalización: la personalización de la marca y el diseño refuerzan la percepción de la marca.