Digitales VIP Ticketing beim TruckScout24 EHF FINAL4 2025
Die Herausforderung
Die EHF Marketing GmbH stand vor der Aufgabe, das VIP-Ticketing für das Finalwochenende der Machineseeker EHF Champions League in der LANXESS arena vollständig zu digitalisieren. Sieben VIP-Bereiche, Hospitality-Zonen und individuelle Buchungswege sowie 2.500 VIP-Gäste mussten effizient und zentral verwaltet werden.
Die zentralen Herausforderungen:
- Nachträgliche Zuteilung bereits verkaufter Tickets
- Vielfältige Buchungsarten: von personalisierten Einzellösungen bis hin zu Gruppenkäufen
- Unterschiedliche Ticket-Layouts für PDF- und Wallet-Pässe je nach Zielgruppe
- Fehlende zentralisierte Tools für Sitzplatzverwaltung, Check-in und Gästemanagement
Die Lösung: Passcreator und eventpage.ai
Gemeinsam mit eventpage.ai und Passcreator wurde eine umfassende, digitale Lösung entwickelt, die alle Anforderungen der EHF Marketing GmbH erfüllte und neue Standards setzte:
- Digitale Spaces und zentrale Verwaltung durch eventpage.ai
- eventpage.ai bildete alle VIP-Zonen als digitale Spaces ab und ermöglichte die zentrale Sitzplatzzuweisung und Echtzeit-Gästeverwaltung.
- Das Ticketportal von eventpage.ai sorgte für Transparenz und Kontrolle bei der Verteilung und Verwaltung der Tickets.
- Individuelle Wallet-Pässe mit Passcreator
- Passcreator generierte für jede Zielgruppe individuelle Wallet-Tickets, die direkt in Apple Wallet oder Google Wallet auf dem Smartphone gespeichert werden konnten.
- Personalisierte Layouts und Branding der Wallet Pässe sorgten für eine hochwertige Gästeerfahrung.
- Die digitalen Tickets (Wallet Pässe) waren auf Basis der Informationen aus eventpage.ai personalisiert
- Effizienter Check-in und Sitzplatzmanagement
- Gäste konnten sich einfach per QR-Code mit ihrem Wallet-Pass einchecken.
- Die Passcreator Smart Scan App ermöglichte einen schnellen und sicheren Einlass in die jeweiligen VIP-Zonen.
- Automatisierte Ticketzuteilung
- Durch die Importfunktionen für CSV-Dateien und die Massenerstellung von Tickets über die API zwischen eventpage.ai und Passcreator war es möglich, Tickets nachträglich zu generieren und zuzuweisen. Über ein Mapping konnten dabei eigene Ticketnummern aus der CSV-Datei übernommen und eindeutig den jeweiligen VIP-Gästen zugeordnet werden.
- Ticket Scanning
- Einfacher Check-In durch Vorzeigen des Wallet Passes in der VIP-Zone
- Schnelles, unkompliziertes Scannen mit der Passcreator Smart Scan App
- Analytics und Segmentierung
- Dashboards und Auswertungen boten jederzeit Überblick über Check-ins und Gästesegmente.
Ergebnisse
- Zeitersparnis: Deutlich weniger Aufwand bei der Verwaltung von VIP-Tickets dank digitaler Prozesse und zentraler Steuerung über eventpage.ai und Passcreator
- Effizienz: Nahtlose Integration von Ticketing, Verwaltung und Check-in über die Plattformen eventpage.ai und Passcreator
- Flexibilität: Anpassbare Ticketportale und Wallet-Pässe für verschiedene Zielgruppen
Copyright: EHF / kolektiff
"Die Einführung der Passcreator Wallet-Pässe in Kombination mit eventpage.ai hat unsere VIP-Ticketlogistik deutlich optimiert. Unsere VIP-Gäste profitieren von schnellen, digitalen Einlassprozessen und wir machen einen großen Schritt im Bereich papierloses, effizientes und zukunftsorientieres VIP-Ticketing."
EHF Marketing GmbH
Fazit
Die Zusammenarbeit mit Passcreator und eventpage.ai hat gezeigt, wie modernes Eventmanagement durch digitale Ticketlösungen und zentrale Gästeverwaltung neu definiert werden kann. Das TruckScout24 EHF FINAL4 2025 war ein voller Erfolg - für Organisatoren und Gäste gleichermaßen.
Mehrwert für die EHF Marketing GmbH
- Optimierte Prozesse: Die gesamte VIP-Logistik wurde durch zentrale Tools (eventpage.ai) und automatisierte Funktionen (Passcreator) erheblich vereinfacht.
- Professioneller Auftritt: Die Verwendung von Passcreator Wallet-Pässen und der eventpage.ai-Plattform steht für Innovation und Zukunftsfähigkeit.
- Verbesserte Gästeerfahrung: Gäste erhielten personalisierte Wallet-Pässe, die den Check-in und die Nutzung der VIP-Bereiche reibungslos gestalteten.
- Flexibilität und Kontrolle: Mit konfigurierbaren Ticketportalen und Scan-Einstellungen konnte die EHF Marketing GmbH flexibel auf individuelle Anforderungen reagieren.
Vorteile von Wallet-Karten für Events
- Einfache Handhabung: Gäste speichern ihre Tickets direkt auf dem Smartphone.
- Reibungsloser Check-in: QR-Code-basierter Einlass ohne Papierchaos.
- Dynamische Updates: Änderungen werden in Echtzeit auf die Wallet-Pässe übertragen.
- Nachhaltigkeit: Kein Bedarf an gedruckten Tickets, weniger Umweltbelastung.
- Personalisierung: Individuelles Branding und Design stärken die Markenwahrnehmung.