Billetterie numérique VIP pour la TruckScout24 EHF FINAL4 2025
Le défi
EHF Marketing GmbH avait pour mission de numériser entièrement la billetterie VIP pour le week-end final de la Ligue des champions EHF Machineseeker à la LANXESS Arena. Sept espaces VIP, des zones d’accueil et des parcours de réservation individuels, ainsi que 2 500 invités VIP, devaient être gérés de manière efficace et centralisée.
Les principaux défis :
- Une structure VIP complexe comprenant 7 espaces distincts et des zones d'accueil
- 2 500 invités VIP à accueillir et à gérer
- Différents parcours de réservation selon le partenaire et la catégorie d'invité
- Besoin d'une logistique entièrement numérique et sans papier
- Gestion centralisée des données et des accès entre plusieurs équipes et prestataires
La solution : Passcreator et eventpage.ai
En collaboration avec eventpage.ai et Passcreator, une solution numérique complète a été développée, répondant à toutes les exigences d’EHF Marketing GmbH et établissant de nouvelles normes :
- Espaces numériques et gestion centralisée via eventpage.ai
- eventpage.ai a cartographié toutes les zones VIP sous forme d’espaces numériques et a permis une attribution centralisée des places ainsi qu’une gestion des invités en temps réel.
- Le portail de billetterie eventpage.ai a assuré la transparence et le contrôle dans la distribution et la gestion des billets.
- Des pass individuels pour portefeuille avec Passcreator
- Passcreator a généré des billets de portefeuille sur mesure pour chaque groupe cible, pouvant être stockés directement dans Apple Wallet ou Google Wallet sur le smartphone.
- Les mises en page personnalisées et l'habillage des passes pour portefeuille ont offert une expérience haut de gamme aux invités.
- Les billets numériques (passes de portefeuille) ont été personnalisés à partir des informations fournies par eventpage.ai.
- Enregistrement et gestion des places efficaces
- Les invités pouvaient s'enregistrer facilement à l'aide d'un code QR avec leur pass de portefeuille.
- L'application Smart Scan d'Passcreator a permis un accès rapide et sécurisé aux zones VIP respectives.
- Attribution automatisée des billets
- Grâce aux fonctions d'importation CSV et à la création groupée de billets via l'API entre eventpage.ai et Passcreator, il a été possible de générer et d'attribuer des billets a posteriori. Grâce au mappage, les numéros de billets personnalisés du fichier CSV ont pu être repris et associés de manière unique aux invités VIP respectifs.
- Scan des billets
- Enregistrement simple en présentant le pass dans le portefeuille dans la zone VIP
- Scan rapide et simple avec l'application Passcreator Smart Scan
- Analyses et segmentation
- Les tableaux de bord et les rapports offraient à tout moment une vue d'ensemble immédiate des enregistrements et des segments d'invités.
Résultats
- Gain de temps : réduction significative des efforts nécessaires à la gestion des billets VIP grâce aux processus numériques et au contrôle centralisé via eventpage.ai et Passcreator
- Efficacité : intégration transparente de la billetterie, de l'administration et de l'enregistrement sur les plateformes eventpage.ai et Passcreator
- Flexibilité : portails de billetterie et passes numériques personnalisables pour différents groupes cibles
Crédits : EHF / kolektiff
« La mise en place des billets numériques d’Passcreator, en association avec eventpage.ai, a considérablement optimisé notre logistique en matière de billets VIP. Nos invités VIP bénéficient de procédures d’accès rapides et numériques, et nous faisons un grand pas en avant vers une billetterie VIP sans papier, efficace et tournée vers l’avenir. »
EHF Marketing GmbH
Conclusion
La collaboration avec Passcreator et eventpage.ai a démontré comment la gestion moderne des événements peut être redéfinie grâce à des solutions de billetterie numérique et à une gestion centralisée des invités. Le TruckScout24 EHF FINAL4 2025 a été un succès total, tant pour les organisateurs que pour les invités.
Valeur ajoutée pour EHF Marketing GmbH
- Processus optimisés : l'ensemble de la logistique VIP a été considérablement simplifié grâce à des outils centralisés (eventpage.ai) et des fonctions automatisées (Passcreator).
- Image professionnelle : l'utilisation des pass de portefeuille Passcreator et de la plateforme eventpage.ai est synonyme d'innovation et d'ouverture vers l'avenir.
- Expérience client améliorée : les invités ont reçu des pass de portefeuille personnalisés qui ont rendu l'enregistrement et l'accès aux espaces VIP fluides et faciles.
- Flexibilité et contrôle : grâce à des portails de billetterie et des paramètres de scan configurables, EHF Marketing GmbH a pu répondre avec souplesse aux besoins individuels.
Avantages des cartes de portefeuille pour les événements
- Facilité d'utilisation : les invités stockent leurs billets directement sur leur smartphone.
- Enregistrement fluide : entrée via code QR sans paperasse.
- Mises à jour dynamiques : les modifications sont transmises aux cartes numériques en temps réel.
- Durabilité : plus besoin de billets imprimés, ce qui réduit l'impact environnemental.
- Personnalisation : une image de marque et un design sur mesure renforcent la perception de la marque.